La médaille de cristal du CNRS, « récompense celles et ceux qui, par leur créativité, leur maîtrise technique et leur sens de l’innovation, contribuent aux côtés des chercheurs à l’avancée des savoirs et à l’excellence de la recherche française ».

Jean-Philippe Domergue, Responsable administratif au laboratoire Analyse, Géométrie et Applications (LAGA – CNRS – UMR 7539, Institut Galilée – Université Sorbonne Paris Nord) vient d’être distingué pour ses contributions à Étamine Missions au niveau du CNRS. Il reçoit ainsi la médaille de Cristal Talents CNRS 2021.

L’Institut Galilée lui adresse toutes ses félicitations.

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Pouvez -vous nous parler de l’origine du Projet Etamine : Comment est-il né ? Quels sont les éléments qui vous ont motivés à concevoir cette application ?
Je suis Responsable Administratif et Financier du laboratoire LAGA à l’Institut Galilée qui est d’une certaine taille. Aussi, pour faciliter le travail des chercheurs et des gestionnaires du laboratoire, il était urgent de créer un outil efficace et pertinent.

Lorsque je suis arrivé sur création de poste, en mars 2012, il n’y avait pas d’archive. Nous avions au mois de novembre une expertise AERES et il était nécessaire d’avoir très rapidement une base de données cohérente au niveau des UMR pour pouvoir capitaliser toutes les informations.

Pouvez vous nous préciser quels sont les agents destinés à utiliser Etamine ?
L’outil ETAMINE est utilisé par l’ensemble de notre laboratoire : que ce soit les chercheurs, les personnels administratifs, les doctorants ou les post- doctorants… Il permet une gestion plus rapide des dossiers. Par exemple, la réalisation des ordres de missions, la réservation de salles, la gestion hôtelière, les budgets, les élections de conseil de laboratoires, les localisations ou statistiques RH … la liste n’est pas exhaustive…

Que permet encore de réaliser ETAMINE ?
Il s’agit d’une base de donnée interactive qui comporte 80 modules. Elle permet d’organiser toutes les chaînes administratives, notamment de validations, de centraliser toutes les informations utiles non disponibles dans les autres systèmes d’informations. Il s’agit d’une base de données dynamique qui permet à chaque membre du laboratoire de disposer de l’information en temps réel – à partir des besoins et des postes de chacun – de tout ce qui est nécessaire pour faciliter le travail de tous et gagner en fluidité de travail.

Par exemple, l’annuaire des membres du laboratoire est en lien direct avec l’information. Chaque mise à jour s’effectue automatiquement et simultanément sur le site internet du LAGA et nous fournit des éléments statistiques régulièrement demandés par nos tutelles.

Je remercie Michael Fortier, malheureusement décédé et à qui je codédie ce prix Cristal du CNRS. Il s’est investi avec passion dans ce projet développé initialement au LAGA. Notre collaboration a permis de déployer l’outil aux laboratoires LIPN et L2TI de l’Institut Galilée ainsi qu’au BRED. Je remercie de même tous ceux qui ont apporté ne serait-ce qu’une pierre à l’édifice.

Etamine est un dispositif informatique qui s’adapte au besoin de chacun. Lorsqu’il y a plusieurs tutelles, cela exige de saisir à plusieurs endroits la même information, Etamine évite cela en interne et pourrait l’éviter à plus grande échelle (d’où le module BRED).

Il permet une seule saisie d’information au lieu de plusieurs ce qui facilite grandement le travail et fiabilise l’information. Ce dispositif a été créé afin de raisonner en tâches et non en tutelles ou services afin que l’information circule au mieux entre les différents services. Grâce à lui, plusieurs services différents peuvent intervenir sur un même dossier avec la même information qui sert à tous sans avoir recours aux multiples mails et dangereuses pièces jointes.

Par exemple, le module de gestion des professeurs invités permet l’insertion de pièces jointes, de visualiser les interclassements, de voir en direct et en simultané l’avancée des dossiers, il permet d’avoir un lien direct avec le BRED et les laboratoires ou bien d’effectuer des statistiques….

L’esprit d’étamine, c’est par exemple d’interconnecter le laboratoire, la composante et le BRED, et tout service concerné. Michael me disait que « je n’avais pas inventé des applications mais un concept » et il a su le mettre à l’écran.

Il propose aussi des modules de reprographie, de gestion de demande de travaux… sa mission est large !

Selon vous, pourquoi le CNRS vous a décerné le prix Cristal ?
Le CNRS est fortement concerné par la simplification administrative pour les UMR comme d’autres acteurs et il a décidé de dématérialiser la partie Mission que les audits faisaient ressortir en priorité des besoins, sachant que l’on améliore par là même la maîtrise des risques encourus par les missionnaires.

Il a effectué un large benchmarking auprès de différentes universités, ministères, écoles, laboratoires et des produits « sur étagère »: ils ont comparé dans les différentes structures les outils proposés et leur choix s’est porté vers ETAMINE pour traiter la partie Mission car elle permet de suivre son pilotage, la valorisation du budget, la sécurité en général et vis-à-vis des pays à risques tout en apportant une aide à chaque intervenant, y compris les chercheurs …

En 2017, le CNRS a tenu à conserver le nom de l’outil.

Etamine est une métaphore florale : comment des structures autonomes et indépendantes arrivent à faire une troisième fleur ? On peut avoir un seul logiciel tout en respectant l’autonomie et l’indépendance de chacun. Chaque structure peut par exemple inclure ses propres taux, documents internes, messages tout en respectant les critères de sécurité, de fiabilité et de maintenance.

L’outil se développe maintenant au niveau national en mode multitutelles.

Le CNRS et 45 UMR ont commencé à utiliser l’outil. En 2020, celui-ci a commencé à se déployer sur le plan national, et en 2021 : on reçoit le trophée pour le Pack ETAMINE et ETAMINE MISSION. C’est une vraie reconnaissance.

Un appel d’offre voyagiste « ESR2021 » AMUE-CNRS vient d’être lancé et Etamine Mission va être connecté à l’outil du voyagiste pour toutes les réservations qui passeront par Etamine, offrant une adaptation aux différents usages réels des micro structures (chaque service disposant de ses paramétrages). Des universités se sont montrées intéressées mais entre les fusions et la Covid19, les dossiers ont été retardés.

Le prix Cristal CNRS est une reconnaissance sur la conception de l’outil et d’une façon générale une reconnaissance pour tous les personnels administratifs qui chaque jour tentent à leur niveau de faciliter la vie des différents intervenants.

Institut Galilée

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